Выдача документов, связанных с работой, и их копий

В соответствии с действующим трудовым законодательством на работодателя возлагается ряд обязанностей, в том числе связанных с ведением документации по конкретному работнику. В частности, все документы, которые ведутся работодателем условно разделяют на следующие типы:

— документация, предусмотренная действующим законодательством (трудовая книжка, личная карточка работника и т.п.);

— документация, ведение которой обусловлено внутренними правилами компании или правилами кадрового документооборота (приказы, распоряжения и т.п.);

— документация, которая создается в рамках взаимодействия работодателя с контролирующими, надзорными и иными государственными органам.

Согласно ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Важный и, пожалуй, ключевой аспект заключается в том, что все документы (оригинал или копия документа) выдается только на основании письменного заявления работника, иного порядка выдачи документов законом не предусмотрено. Также важно отметить и то, что работодатель не имеет права брать плату за предоставление копий документов, которые истребует работник.

Важно отметить и то, что по заявлению работника истребуемые документы должны быть предоставлены в течение 3 дней. При этом исчисление указанного срока осуществляется в рабочих днях, а также течение срока начинается на следующий день после передачи заявления.Работник, которому работодатель выдал трудовую книжку в соответствии с частью первой настоящей статьи, обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

Анализируя положения ст. 62 ТК РФ следует указать на то, что работнику могут быть предоставлены как оригиналы документов, так и их копии. При этом, вид предоставляемого документа зависит от характера предмета запроса: например, справки, касающиеся параметров трудовой деятельности у данного работодателя, всегда предоставляются в оригиналах, каждый из которых снабжается печатью организации (при наличии) и подписью сотрудника, ответственного за составление документа. В отношении приказов и других локальных документов, непосредственно связанных с процессом выполнения трудовых обязанностей работника – предоставляются в копиях. Что касается предоставления трудовой книжки работника, то в данном случае она может быть предоставлена к в оригинале, так и в копии. При этом вид предоставляемого документа зависит от того, для какой цели работник запрашивает указанный документ.

Необходимо отметить и то, что при выдаче оригинала трудовой книжки работодателю лучше всего получить от работника письменную расписку о получении работником оригинала трудовой книжки.

Цели для предоставления трудовой книжки могут быть разные, например, для обращения работника в органы ПФР, ФСС для оформления пенсии и в таком случае работодатель обязан предоставить оригинал трудовой книжки, а работник в свою очередь по результатам оформления пенсии обязан вернуть оригинал трудовой книжки работодателю в течение 3 рабочих дней.

Необходимо отметить и то, что по общему правилу, если работодатель ведет трудовую книжку, и она была утрачена или уничтожена, то в таком варианте обязанность по восстановлению трудовой будет возложена на работодателя, а если трудовая книжка была передана работнику, то в таком случае обязанность по восстановлению будет возложена на работника.

Следует указать на то, что законодателем не указывается на то, что в заявлении работник должен или не должен указывать цель получения необходимых документов, а вот отказ работодателя в предоставлении документов будет считаться неправомерным.В данном случае на сторону работника при спорах с работодателем встает и суд. В частности, это подтверждается следующими материалами судебной практики:Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации от 07.12.2020 N 56-КГ20-8-К, Определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 20.07.2021 N 88-12515/2021 по делу N 2-57/2020, Определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 19.01.2021 N 88-1360/2021, Апелляционное определение Московского городского суда от 04.10.2019 по делу N 33-39765/2019, 2-432/2019, Апелляционное определение Московского городского суда от 30.08.2019 N 33-38945/2019.

Работник также не ограничивается и в количестве выдаваемых документов.Возникает вопрос, а в каких случаях работодатель может отказать работнику в выдаче документов? И в качестве таких оснований выступает следующее: Во-первых, документы должны быть связаны с работой данного работника – это, пожалуй, главное основание для отказа в выдаче документов. Во-вторых, работодатель может отказать в выдаче копий документа, если: в силу действующего законодательства с определенных документов запрещается снятие копий. В-третьих, отказ может быть обоснован тем, что документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления. В-четвертых, документ содержит информацию, составляющую государственную, коммерческую или служебную тайну; документ содержит информацию конфиденциального характера, касающуюся третьих лиц, в том числе других работников.

Анализируя нормы ст. 62 ТК РФ, вы зададите вопрос, а может ли работник, который уволен получить документы и их копии? И ответ будет положительным, поскольку требование распространяется и на тех лиц, которые ранее тоже осуществляли трудовую деятельность в организации, в том числе и тех, которые на момент подачи такого заявления уже уволились из нее по любой причине. Как и действующие работники, они вправе запрашивать копии приказов или справки, касающиеся периода их работы в компании. Данный факт подтверждается и материалами судебной практики, согласно которой суды при спорах бывшего работника с работодателем о выдаче документов встают на сторону работника. В качестве примеров следует привести следующие материалы: Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации от 07.12.2020 N 56-КГ20-8-К9; Определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 21.06.2021 по делу N 88-13530/2021; Определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 19.01.2021 N 88-1360/2021; Определение Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 20.08.2020 N 88-5249/2020; Апелляционное определение Московского городского суда от 30.08.2019 N 33-38945/2019. Важно отметить и то, что данное требование распространяется только на работников, осуществляющих трудовую деятельность по трудовому договору, а не по гражданско-правовому.

Возникает вопрос, как работодатель должен предоставить документы? Ответ будет следующий – непосредственно на руки работнику, однако с согласия работника документы могут быть направлены с использованием средств почтовой связи. В случае, если работодатель не выполнит возложенную на него обязанность по предоставлению документов и их копий, то в таком случае помимо судебного процесса по истребованию документации, работодатель будет привлечен к ответственности в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Таким образом, предоставление документов, связанных с работой является обязанностью работодателя, но никак не правом.

ЗАДАТЬ ВОПРОС ЮРИСТУ>>

А если у вас остались какие-либо вопросы по данной теме или имеются вопросы в сфере трудового законодательства, или ваши интересы необходимо защитить в суде, обращайтесь в ООО «Юридическое бюро Носова»

Сеглин Игорь

«Юридическое бюро Носова»